A. Pengertian Sistem Komputerisasi
Menurut
Jogyanto,HM, Pengenalan Komputer, Yogyakarta, 1999 :
“Sistem komputerisasi adalah penggunaan computer
sebagai alat Bantu dalam kegiatan pengolahan data yang dilakukan secara manual.
Data diolah dengan menggunakan computer yang sudah deprogram sebelumnya, pengolahan
data ini dimulai dengan perekam data hingga sampai pada pencetakan laporan”.
Pengolahan
data secara komputerisasi lebih menguntungkan dibandingkan dengan pengolahan
data secara manual. Keuntungan tersebut dapat ditinjau dari beberapa segi. Salah
satu dalam hal penyajian laporan yang lebih cepat dan efisien dan akurat.
Faktor keuntungan inilah yang menjadi alasan mengapa pengolahan data dilakukan
secara komputerisasi untuk menggantikan sistem manual.
B. Sistem Informasi Perpustakaan
Sistem Informasi Perpustakaan adalahsebuah perangkat
lunak berbasis WEB dan barcode scanner yang bermanfaat untuk membantu pengelola
perpustakaan dalam melaksanakan tugasnya, misalnya melakukan pencatatan
peminjaman dan pengembalian buku, katalogisasi, pencatan kegiatan sirkulasi
buku, pembuatan laporan, kartu anggota dan sebagainya. Selain itu, dapat pula
digunakan oleh anggota perpustakaan dan pengguna umum untuk mencari buku dengan
kategori tertentu, melakukan pemesanan buku, dan melihat data peminjamannya serta
besar dendanya (jika ada).
·
Objek
1. Petugas perpustakaan
2. Buku, cd, majalah
3. Peminjaman
4. Pengembalian
5. Pelaporan
6. Anggota
1. Petugas perpustakaan
2. Buku, cd, majalah
3. Peminjaman
4. Pengembalian
5. Pelaporan
6. Anggota
·
Proses
Petugas -> jadwal petugas -> petugas jaga
Petugas -> anggota -> anggota baru
Petugas -> peminjaman -> buku dipinjam
Petugas -> pengembalian -> buku yang dikembalikan
Petugas -> pelaporan -> kepala perpustakaan
Petugas -> jadwal petugas -> petugas jaga
Petugas -> anggota -> anggota baru
Petugas -> peminjaman -> buku dipinjam
Petugas -> pengembalian -> buku yang dikembalikan
Petugas -> pelaporan -> kepala perpustakaan
·
Kamus data
Data anggota : kd_anggota, nama_anggota, alamat_anggota
Data buku : kd_buku, judul_buku, pengarang_buku, penerbit_buku
Data peminjaman : kd_anggota, kd_buku tgl_pinjam, tgl_kembali
Data Pengembalian : kd_anggota,kd_buku, tgl_pinjam, tgl_kembali, denda
Data petugas : nip, nama_petugas, alamat_petugas
Data anggota : kd_anggota, nama_anggota, alamat_anggota
Data buku : kd_buku, judul_buku, pengarang_buku, penerbit_buku
Data peminjaman : kd_anggota, kd_buku tgl_pinjam, tgl_kembali
Data Pengembalian : kd_anggota,kd_buku, tgl_pinjam, tgl_kembali, denda
Data petugas : nip, nama_petugas, alamat_petugas
C.
Fitur Sistem Informasi Perpustakaan
1. Modul Data Induk
Anggota
o Manajemen Data Induk Anggota, meliputi: fitur pengelolaan Data Mahasiswa dan
Dosen, atau Data Anggota dari Luar Instansi dilengkapi dengan pengaturan
Klasifikasi dan Status Anggota. Fasilitas add/edit/delete tersedia pada data
induk ini, dan di-support dengan Barcode Reader/Scanner untuk mempercepat
operasionalisasi ke depannya.
2. Modul Data Induk Pustaka
o Manajemen Data Induk Buku
dan Inventaris, meliputi: fitur pengelolaan
Data Buku hingga Data Inventaris. Informasi detil setiap buku/inventaris
seperti: Judul Buku, Tajuk/Subyek, Penulis, Penerbit, Kategori/Kelompok Buku
hingga setting status untuk data Inventaris Buku (fisik), seperti Nomor
Inventaris, Tanggal Inventaris dan Asal Buku.
3. Modul Transaksi
Pustaka
o Transaksi Buku dengan
Barcode Scanner/Reader. Dukungan fasilitas
Barcode Reader akan dirasakan manfaatnya saat proses transaksi pustaka.
Kegiatan peminjaman, pengembalian, perpanjangan hingga pendataan status buku
rusak/hilang serta jumlah denda, dapat menjadi lebih cepat dan akurat dengan
fasilitas barcode tersebut.
4. Modul Cetak
o Cetak Kartu Anggota
Perpustakaan/Katalog/Barcode. Selain fasilitas
cetak kartu-kartu tersebut, juga terdapat menu cetak untuk semua laporan yang
terdapat dalam Sistem Informasi Perpustakaan ini.
5. Modul Konfigurasi
Transaksi dan Sistem
o Konfigurasi Transaksi dan
Konfigurasi Sistem, meliputi:
konfigurasi data umum perpustakaan dan data transaksi (jml maks. buku dipinjam,
lama peminjaman, denda, maks. perpanjangan, masa berlaku kartu anggota, setting
hari libur, hingga konfigurasi dashboard pengumuman pada halaman index
SIMPERPUS). Juga terdapat konfigurasi User/Group User dan Hak Akses User.
6. Modul Pelaporan dan
Statistik
o Laporan Anggota Berdasar Jurusan
o Laporan Anggota Berdasar Tanggal Mendaftar
o Laporan Buku Berdasar Jurusan
o Laporan Inventaris Buku
o Laporan Peminjaman Per Periode
o Laporan Peminjaman Berdasar No. Mhs
o Laporan Pengembalian Per Periode
o Laporan Buku Yang Belum Dikembalikan
o Laporan Denda Per Periode
o Laporan Buku Hilang/Rusak, dll.
D.
Penerapan teknologi informasi di perpustakaan
1. Sebagai Sistem
Informasi Manajemen Perpustakaan. Biasanya disebut juga dengan Automasi
Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang biasanya diintegrasikan antara lain
pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan
anggota, statistik dan sebagainya.
2. Sebagai sarana untuk
menyimpan, mendapatkan, dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam
bentuk Teknologi Informasi. Biasanya dikenal dengan istilah Perpustakaan
Digital.
E.
Tujuan Sistem Informasi Perpustakaan
1. Agar dapat diakses
dari mana saja tanpa dibatasi oleh jarak dan waktu
2. Cepat dan akurat
dalam melakukan sistem barcode pada sirkulasi D
3. Dibangun menggunakan open
source sehingga tanpa perlu menggunakan lisensi dan bersifat gratis
4. Data disimpan secara
terpusat pada server sehingga setiap orang dapat menggunakan informasi yang
sama
5. Proses update data
lebih lebih praktis
6. Pembuatan laporan
dapat dibuat dengan lebih cepat sehingga mempercepat dalam pengambilan
keputusan.
F.
Kelemahan-kelemahan Sistem Informasi dalam Perpustakaan
a) Membutuhkan biaya yang besar,
biaya besar tersebut adalah untuk membeli PC (personal computer), untuk sewa
teknisi ataupekerja yang dapatmembuatdanmengoperasikan di awal, yang tentunya
pekerja tersebut adalah ahli dalam bidangnya, dan memakan gaji yang lebih di
banding pekerja sebelumnya.
b) Hanya PC yang terinstal
yang dapat digunakan, semakin banyak PC yang terinstal maka akan semakin
memudahkan pencarian, dan tentu saja membutuhkan PC lebih serta biaya lebih.
c) Pengguna yang Awam, ketika
PC telah di install maka Perpustakaan juga harus dapat mensosialisasikan
penggunaan media atau system informasi tersebut. Karena tidak semua pengunjung
melekteknologi.
G. Pilihan
menu yang biasa disediakan oleh Sistem Perpustakaan
a. Buku : Berisi
pengolahan buku, antara lain pencatatan, katalogisasi buku baru, mengedit,
mencari buku, dll.
b. Jurnal : Berisi
pengolahan jurnal dan paper, mengisi data baru, mengedit dll.
c. Skripsi : Berisi
pengolahan skripsi, antara lain mengisi data baru, mengedit mencari, dll.
d. Keanggotaan :
Untuk melakukan registrasi anggota.
e. Peminjaman : Untuk
melakukan transaksi peminjaman buku.
f. Pengembalian :
Untuk melakukan transaksi pengembalian buku.
g. Pencarian : Berisi
operasi pencarian yang meliputi pencarian buku, paper, skripsi, dan anggota.
h. Laporan: Berisi
tentang informasi transaksi peminjaman dan pengembalian.
i. Pilihan : Berisi
tentang pengaturan yang akan diterapkan dalam Sistem Informasi Perpustakaan ini
dan juga untuk mem-backup database.
j. Password: Berisi
tentang penggantian password.
k. Pengunjung:
Digunakan untuk mencatat jumlah pengunjung.
H. Manfaat Sistem Informasi Perpustakaan
1. Memudahkan untuk
mengatahui informasi tentang koleksi buku apa saja yang ada di perpustakaan
kampus. Sehingga pengunjung tidak perlu mencari buku yang diinginkan satu
persatu, agar bisa menghemat waktu.
2. Cepat mengetahui
letak sebuah buku yang dicari. Cukup dengan mengetikkan judul buku yang
diinginkan, maka kita bisa mengetahui dimana lokasi buku berada.
3. Proses pencatatan peminjaman
dan pengambilan bisa dilakukan secara singkat dengan memanfaatkan teknologi barcode.
4. Sebagai alat hitung
jumlah koleksi buku, yang digunakan sebagai dasar perencanaan penambahan
koleksi buku secara rutin.
5. Sumber informasi
untuk mengetahui jenis buku apa yang banyak dicari dan dipinjam oleh pengunjung
perpustakaan untuk menentukan jenis koleksi yang akan dijadikan prioritas untuk
dilakukan penambahan.
I.
Contoh sistem perpustakaan digital Universitas
Gunadarma
J. Flowchart dari sistem perpustakaan digital
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar